¿Cómo contestarle a tu jefe cuando recibís un mensaje? ¿Le ponés emojis? ¿A qué hora escribirle?
Para asuntos importantes, ¿uso el mail o el WhatsApp? Son preguntas que válidas en esta nueva era en la que el correo electrónico quedó como segundo plano y no es el único medio de comunicación en el ámbito laboral.
El mail, que antes de que se popularizaran las aplicaciones de mensajería instantánea tenía una gran popularidad en el mundo laboral. El gran problema del mail es que uno no se asegura de que la otra persona lo haya abierto como sí podemos conocer a través de las aplicaciones como WhatsApp.
En la actualidad, las aplicaciones están más personalizadas para la función que tienen que cumplir, y el mail quedó para comunicaciones corporativas o personales que no necesitan ser públicas o que deben quedar documentadas, como el envío de presupuestos.
Sin embargo, las herramientas de mensajería instantánea también tienen su desventaja. El uso de audios y la sensación de que se puede contactar de manera inmediata a alguien y en todo momento incluido fines de semana y vacaciones.
Algunos consejos es el no enviar mensajes instantáneos laborales antes de las 8 de la mañana ni el fin de semana; al conversar por primera vez con alguien, no mandar audios sin introducción ni un simple “hola”; procurar hacer una breve introducción con el motivo de la comunicación, y no reenviar spam ni cadenas sin que sean solicitadas.
Hay quienes consideran que antes de llamar a alguien por cuestiones profesionales es mejor enviar un mensaje instantáneo antes para preguntar si el interlocutor está disponible. Hay mayor grieta en las cuestiones de los audios: se aman o se odian. El sitio de tecnología Mashable publicó sus propias normas de etiqueta. En uno de los puntos, indica que en cuestiones de emojis “los jefes deberían usarlos primero”.
Dentro de las oficinas, para enviar mensajes instantáneos también existen otras plataformas, como Skype y Slack, o las propias herramientas de cada compañía.
Slack es muy cómodo porque permite agrupar conversaciones por temas y guarda todo el historial. Por la abundancia de canales de mensajería instantánea, es difícil administrar bien la información. Es muy importante etiquetar bien los archivos y poner títulos descriptivos.
Hay empresas en donde también se utiliza la plataforma Workplace de Facebook, una especie de red social para compartir con los compañeros de trabajo. Es muy útil para organizar la información de trabajo y en donde puedan participar todos los integrantes del grupo de manera colaborativa.
Cada empresa debe tomar la decisión en conjunto con los empleados para ver cómo serán los modos de comunicación. A su vez, se deberán establecer reglas para asentar en qué momento y cómo utilizar este tipo de aplicaciones.